Daži iesaiņoto kartotēku plusi un mīnusi

• Aprīlis 29, 2024

Papīra pārvaldīšana un kartotēka ir gandrīz visu, kas visvairāk nīst, organizēšanas uzdevumu saraksta augšgalā, bieži tāpēc, ka tie ir saistīti ar šķietami nebeidzamiem lēmumiem: kas man jāpatur? Cik ilgi man tas jātur? Kur tai vajadzētu iet? Kas man jāsauc par mapi, kurā es to glabāju?

Iesaiņoto failu sistēmu komplekti dažreiz var būt noderīgs veids, kā novērst papīra pārvaldību, jo tie jums precīzi norāda, kur lietas glabāt, cik ilgi tās glabāt un ko mapēs iezīmēt. Tomēr ir arī dažas negatīvās puses. Šeit ir apskatīti daži no vienas izmēģinātās sistēmas plusiem un mīnusiem
Mājaslapas finanšu plānošanas organizatora komplekts.

Kas ir komplektā
Homefile finanšu plānošanas komplektā ir divdesmit divas failu dalītāju kartes, ātras meklēšanas indekss un rokasgrāmata ar norādījumiem par sistēmas lietošanu, kā arī vieta, lai ierakstītu tādas lietas kā konta informācija, apdrošināšanas informācija un personas dati.

Kā tas strādā
Katrā no finanšu plānošanas komplekta failu dalītāju kartēm ir cilne, kurā norādīta noteikta kategorija - Apdrošināšana: piemēram, veselība un invaliditāte; pati karte norāda, kādiem papīriem vajadzētu būt šajā failā, kādiem papīriem vajadzētu būt citā failā un cik ilgi glabāt tos dokumentus, kurus jūs atlicināt.

Katru failu dalītāju karti ievieto karājas failu mapē un pēc tam aizpilda šo mapi ar kartītē norādītajiem papīriem. (Dažas kategorijas, piemēram, bankas konti, ir pietiekami plašas, ka komplekts iesaka izmantot manila failu mapes pakārtotajās mapēs, lai dažādu kontu papīri netiktu atdalīti.) Ātrās indeksa kartes un rokasgrāmata visu priekšā atrodas piekārto failu mapē. cits; ikreiz, kad jums jāiesniedz vai jāizgūst papīrs, rādītājs jums pateiks, kur meklēt.

Kas man patika sistēmā
Nesen es nolēmu pārbaudīt Homefile komplektu. Ievērojot rokasgrāmatā sniegtos norādījumus, es izveidoju jaunu kartotēku un atkārtoti iesniedzu dokumentus atbilstoši komplektā esošajām kategorijām un vadlīnijām. Tā kā man nevajadzēja izlemt, kur lietas ievietot, un nevajadzēja veidot etiķetes piekārtiem mapēm (tas ir tas, kas paredzēts kartīšu cilnēm), process noritēja diezgan ātri.

Pārvietojot savus dokumentus, es atklāju, ka dažas kategorijas, kuras es iepriekš biju glabājis atsevišķi, piemēram, kredītkaršu izraksti un kredītkartes, bija vairāk apvienotas, kā ieteica komplekts. Es arī domāju, ka indekss ir diezgan ērts: tā vietā, lai atcerētos, kur ievietoju konkrētu papīru, es to varētu vienkārši uzmeklēt indeksā. Tas, iespējams, varētu ietaupīt laiku.

Darbgrāmatā norādīts, ka šī sistēma varētu būt īpaši noderīga cilvēkiem ar failiem vairākās vietās (teiksim, primārajā dzīvesvietā un brīvdienu mājā) un cilvēkiem, kuri ir atbildīgi par vairākām failu kopām (piemēram, viņu pašu un vecāka gadagājuma vecāku). ES piekrītu. Šis komplekts varētu novērst vajadzību no jauna izgudrot riteni iesniegšanas ziņā.

Negatīvie
Jo dziļāk es iedziļinājos savas kartotēkas izveidē, jo vairāk es uzzināju lietas par komplektu, kas man nederēja labi:

• Iesākumā kategorijām bija dažas mulsinošas atšķirības un krustojumi - diplomi ir domāti, piemēram, glabāšanai personīgajā mapē, kamēr atšifrējumi atrodas mapē Skolas un bērnu aprūpe (bet es šobrīd neapmeklēju skolu un ir kādi bērni).
  
• Izpildot komplekta norādījumus, man bija jāveic vairākas izmaiņas, kuras man nešķita loģiskas; piemēram, kvītis par lieliem pirkumiem, ko parasti glabāju kopā ar savu Īrnieka informāciju par apdrošināšanu (jo es tos atsaukšu tikai tad, ja man būtu jāiesniedz prasība), ir paredzēts iesniegt ar garantijām un lietošanas pamācībām.
  
• Es atklāju, ka trūkst arī dažu kategoriju. Piemēram, nebija norādes par to, kur iesniegt tādas lietas kā periodiski rēķini (komunālie maksājumi, tālrunis utt.) - un kaut arī darbgrāmatā ir vieta indeksa pielāgošanai, sastopoties ar dokumentiem, kas nav uzskaitīti noteiktā kategorijā, tas var potenciāli sabojāt tās sistēmas mērķi, kurā lēmumi tiek pieņemti jums priekšlaicīgi.
  
• Visbeidzot es atklāju, ka daži sistēmas loģistikas veidi ir nepilnīgi. Komplekts iesaka ievietot ienākuma nodokļa deklarācijas un pamatojošo informāciju mapē, taču viss, kas ir visvienkāršākais 1040, visticamāk, vienu piekaramo mapi piepildīs. Arī pašas failu kartes ir nedaudz par garu: ievietojot tās piekārtā mapē ar pat vienu daļēji pilnu manila failu, es nevarēju aizvērt izmantotā failu kastes augšdaļu.
  

Apakšējā līnija
Ja jums jau ir sava veida kartotēka, jums, kā es to darīju, var būt grūti ignorēt jūsu dabiskās tieksmes, kad jāizlemj, kur iesniegt lietas. Komplekta dažreiz mulsinošie krustojumi starp kategorijām var būt satraucoši. Jūs varētu būt nožēlojami arī tad, ja jums ir dokumenti, kas viegli neietilpst tradicionālajās kartotēkās.

No otras puses, komplekts veic labu darbu, paredzot lielāko daļu galveno kategoriju un skaidri norādot, kas pieder katrai kategorijai, kas ne, un kad ir droši iztīrīt katras mapes saturu. To ir arī viegli uzstādīt, un tam nav nepieciešams aprīkojums, kas pārsniedz pamata materiālus. Ja jūs nomāc papīrs un jūtaties paralizēts ar domu izlemt, kur notiek lietas, vai ja jūs vienkārši vēlaties vienkāršu, vienkāršu kartotēku, finanšu plānošanas organizatora komplekts varētu būt tikai biļete.

Video Instrukcijas: Первый Гололед | Черный Лед | Огромная пробка (Aprīlis 2024).