E-pasta kārtošana - šķirošana un ravēšana

• Aprīlis 28, 2024

E-pasts nekad nedrīkst pārblīvēt jūsu fizisko telpu, jo pasta pasts to var, bet tas tomēr var izraisīt stresu, vilšanos un galvassāpes, kad tas sakraujas. Pārņemot kontroli pār savu e-pastu, jūs varat palīdzēt pārliecināties, ka tas kļūst par rīku, kuram tas ir paredzēts - tādu, kas uztur jums kontaktus un informāciju, neradot pārlieku lielu satraukumu.

Pirmais solis, lai izveidotu funkcionālu e-pasta organizēšanas sistēmu, protams, ir to ziņojumu izsvītrošana, kuri jums vairs nav vajadzīgi vai nepieciešami. Šeit ir daži kritēriji un norādes, kas palīdzēs jums samazināt iesūtni un atbrīvoties no digitālās informācijas.

Kur sākt
Bieži vien to ir visvieglāk un visefektīvāk sākt šķirojot un ravējot vecākos e-pasta ziņojumus, jo tie, visticamāk, ir savlaicīgi un atbilstoši, un daudzi no tiem var būt novecojuši. Ja jums ir ļoti liels e-pasta atlikumu daudzums, iespējams, vēlēsities izveidot vispārīgu mapi Neizpildītā mape, kurā atradīsit kārtojamos ziņojumus, lai tie netraucētu jūsu iesūtnei un nekļūtu satriecoši.

Es iesaku sākt ar 20-30 minūtēm šķirošanas, kas parasti ir pietiekams, lai jūs varētu kaut nedaudz progresēt, bet ne tik daudz, lai jūs garlaikotos vai nodiltu. Ja jūs joprojām iedvesmojat, esiet pie tā; pretējā gadījumā paņemiet pārtraukumu un atgriezieties vēl apmēram 20 minūtes vai vēlāk.

Vadlīniju izveidošana
Tāpat kā tad, kad ravējat cita veida lietas, ir noderīgi sagatavot dažas vadlīnijas par to, ar ko esat gatavs šķirties un ko vēlaties paturēt. Šie ir daži no e-pasta ziņojumu veidiem, kurus dzēšot ravējot:

• Ziņojumi, kurus es vispirms negribēju saņemt (mēstules, protams, bet arī biļeteni, uz kuriem es nepierakstījos, nevēlamie pārsūtījumi utt.)
  
• Ziņojumi ar novecojušu informāciju (piemēram, par jau notikušiem notikumiem)
  
• Informatīvus ziņojumus (piemēram, biļetenus) es jau esmu lasījis un maz ticams, ka lasīšu vēlreiz
  
• Informatīvi ziņojumi, kurus neesmu lasījis, ir vecāki par 2 mēnešiem
  
• Ziņojumi, kurus esmu vājinājis, un es nevēlos vai nevajag neko darīt
  
• Ziņojumi, kuru informācija ir pieejama citur
  
• Iepriekšējās ziņojumu versijas, kas kļuvušas par garāku pavedienu daļu (tas ir, ja klients nosūtīja ziņojumu, uz kuru es atbildēju, un tad klients man atbildēja, es paturēšu tikai to jaunāko ziņojumu - kurā ir visi trīs sarakste tajā)
  

Dzēst prom!
Ņemot vērā jūsu vadlīnijas, pārskatiet iesūtnes saturu ar pirkstu virs tastatūras taustiņa Dzēst, kas ir gatavs uzklupt. Tā kā tik daudz e-pastu mēdz uzkavēties, kā atgādinājumi par lietām, kas jums jādara, mēģiniet veikt šo vingrinājumu ar savu uzdevumu sarakstu jūsu pusē; kad saskaraties ar ziņojumu, kuru glabājāt tikai tāpēc, ka tas atgādina par kaut ko, kas jums jārūpējas, ierakstiet šo uzdevumu sarakstā To Do un pēc tam izdzēsiet ziņojumu (vai vismaz pārvietojiet to no mapē Iesūtne).

Kārtojot, mēģiniet pārāk neaizrauties ar ziņojumu saturu: ja ir gari e-pasti, kurus vēlaties lasīt, piemēram, nolaidiet dažas rindiņas, lai pārliecinātos, ka tās ir vērts saglabāt, un pēc tam pārvietojiet tās uz a Mape Lasīt jūsu e-pasta programmā. Esiet piesardzīgs arī par uzmanības novēršanu, piemēram, noklikšķiniet uz ziņojuma saites un pēc tam piesakieties tiešsaistes rīkos. Ja nepieciešams, izveidojiet vietni Apmeklēt un saglabājiet tur visus ziņojumus ar informāciju par lietām, kuras vēlaties pārbaudīt tiešsaistē.

Strādājot darbā, domājiet par savu e-pasta iesūtni tāpat kā par fizisko iesūtni uz galda: ideālā gadījumā tajā vajadzētu būt tikai tiem ziņojumiem, kurus vēl neesat pārskatījis, vai pie kuriem aktīvi strādājat. Izdzēšot vairs nevajadzīgās lietas un pārvietojot uz mapēm visu, ko vēlaties paturēt kā atsauci, būs vieglāk nokļūt, kas jums ir patiesi aktīvs un aktuāls.

Nākamajā šīs sērijas rakstā mēs apskatīsim veidus, kā saglabāt un kārtot e-pasta ziņojumus, kurus izvēlaties paturēt. Šonedēļ atvēliet laiku, lai izveidotu savas šķirošanas un ravēšanas vadlīnijas un pēc tam liktu tām izmantot iesūtnes atšifrēšanu.