Samaziniet jucekli, pārejot digitāli, 2. daļa: Papīrs

• Maijs 19, 2024

Šīs sērijas pirmajā daļā mēs apskatījām veidus, kā digitālā satura izmantošana ar jūsu mūzikas kolekciju var palīdzēt jums izvairīties no jucekļa un vairāk izbaudīt mūziku. Bet kompaktdisku un kasešu kaudzes reti kad sagādā lielākās galvassāpes; šī atšķirība visbiežāk attiecas uz dokumentiem, it īpaši tiem, kas mums jāglabā nodokļu vai juridiskos nolūkos. Pēc tam šonedēļ mēs izpētīsim, kā digitāla pieeja papīra vidē var padarīt jums nepieciešamos ierakstus mazāk apliekamus un sakārtotus.

Pamati
Visbiežākais iemesls, kāpēc vairums no mums glabā dokumentus, piemēram, kvītis, rēķinus, komunālo pakalpojumu pārskatus utt., Tāpēc, ka pastāv iespēja, ka IRS tos lūgs, ja kādreiz saskarsimies ar nodokļu auditu. Lietvedība patiešām ir nopietns bizness, un ir svarīgi, lai jums būtu nepieciešamie apliecinošie dokumenti tik ilgi, kamēr IRS saka, lai tos saglabātu. (Pārskatu par nodokļu lietvedību skatiet zemāk esošajā saitē.)

Tas nozīmē, ka daudzi no mums patiesībā spētu ātri un viegli nokļūt mūsu ar nodokļiem saistītajā dokumentācijā, ja mēs to prasītu? Cik daudziem šajā procesā būtu nepieciešams izrakt nesaistītu papīru kalnus? Cik daudzi no mums grauž zobus, domājot tikai par faila atvilktnes / skapja aizmugures novēršanu, kur (mēs domājam) visu šo dokumentu glabāšanu? Veicot nepieciešamo dokumentu digitalizēšanu, jūs varat iet tālu, lai ļautu jums ievērot IRS, neatsakoties no saprāta.

Priekšrocības
ASV likumi tagad ļauj atrasties ar nodokļiem saistītu dokumentu digitālajās kopijās, kas attiecas uz daudzām lietām, kuras mums kādreiz vajadzēja glabāt uz papīra, ieskaitot izdevumu kvītis, rēķinus un pārskatus. Svarīgu dokumentu, piemēram, šo, glabāšana digitālā formā ne tikai ietaupa daudz vietas, bet arī var padarīt pasauli vieglāku, lai ātri atrastu nepieciešamo, un sakārtot ierakstus. Turklāt, iespējams, jums nekad vairs nevajadzēs aprīlim nodot nodokļu maksātājam apavu kārbu ar pilniem ieņēmumiem!

Ir svarīgi ņemt vērā, ka daži dokumenti vienmēr ir jāglabā oriģinālajā papīra formātā, ieskaitot testamentus, nosaukumus, dzimšanas apliecības un daudzus hipotēkas dokumentus. Lai gan jūs vienmēr varat izveidot šo dokumentu digitālās kopijas, pārliecinieties, ka oriģināli ir turēti drošā vietā. Lai iegūtu papildinformāciju par to, kas jums jāglabā uz papīra, jautājiet savam juristam, CPA vai nodokļu speciālistam.

Darba sākšana
Viss, kas jums nepieciešams, lai digitalizētu savus dokumentus, ir skeneris, kas automātiski pārsūtīs skenēto materiālu kopijas uz datoru. Protams, skeneru izmaksas un kvalitāte ir ļoti atšķirīga; ja plānojat bieži izmantot savējo - it īpaši digitālu dokumentu izveidošanai -, ir vērts ieguldīt vienā, kas ir ērti lietojams un laika gaitā aizkavēsies. Ideālā gadījumā meklējiet skeneri, kas izveidos izveidoto dokumentu PDF failus, nevis attēlu failus, piemēram, .jpgs.

(Ja jūsu papīrs ir īpaši sarežģīts ar saņemšanu, ieteicams apsvērt jauno NeatReceipts skeneri. Šis sīkrīks ļauj jums skenēt kvītis, un tam ir arī programmatūra, kas analizēs un klasificēs jūsu izdevumus. Lai arī tas nav lēts, tas varētu būt vērts. iegādājieties, ja doma manuāli ievadīt vēl vienu kvīti jūsu grāmatvedības programmā rada jūs kliedzošus, vai arī, ja pati grāmatvedības programmas doma liek jums kliegt.
Pārbaudiet Neat Receipts skeneri šeit.)

Papildus labam skenerim ir jēga datorā iestatīt organizētu kartotēku. Dokumentu skenēšana un glabāšana tumšā un nezināmā cietā diska stūrī būs tikpat satraucoša, kā mēģināt tos visus ievietot pārpildītā dokumentu atvilktnē. Apsveriet iespēju izveidot īpašu mapi ar nosaukumu “Izdevumi” (vai “Svarīgi dokumenti” vai kāds cits nosaukums, kas jums šķiet jēga); tajā izveidojiet papildu mapes dažāda veida dokumentiem, kurus tur glabājat: kredītkaršu izrakstiem, kvītīm, maksājuma lapām utt.

Uzturēt savu progresu
Katru reizi, skenējot dokumentu, pārliecinieties, ka abiem tiek dots nosaukums, kas atvieglos tā atrašanu (nevis parastais Scan001.pdf, ko jūsu skeneris, visticamāk, piezvanīs), un pēc tam saglabājiet to pareizajā mapē.

Jūs arī vēlēsities būt modrs, regulāri dublējot šo informāciju, neatkarīgi no tā, vai tas ir diskā, ārējā cietajā diskā vai USB taustiņā (tas ir apmēram jūsu īkšķa lielumā un iespraužams datora USB portā). ). Padomājiet par to kā digitālu ekvivalentu svarīgu dokumentu glabāšanai seifā vai aizslēgtā atvilktnē.

Kad esat skenējis dokumentus un droši tos glabājis datorā, jūs varat atbrīvoties no daudziem oriģinālajiem dokumentiem. (Atkal, ja rodas šaubas par to, kas jums jāsaglabā papīra formā, sazinieties ar savu advokātu vai CPA.) Ir saprātīgi sasmalcināt jebko, kam ir identificējoša informācija - kvītis, kurās redzama jūsu kredītkartes informācija, izraksti, kuros uzskaitīti kontu numuri, un pilnīgi jebko ar savu sociālās apdrošināšanas numuru - tā vietā, lai to vienkārši iemestu atkritumu tvertnē.

Esošo dokumentu digitalizēšana var būt lielisks veids, kā samazināt galvassāpes uz papīra, vienlaikus atvieglojot vajadzīgā atrašanu. Nelieli ieguldot laiku, rīkus un pūles, iespējams, jūs vienkārši pamanīsit, ka jūs visu laiku varat iztukšot šo apgrūtinošo failu atvilktni.