Outlook noteikumu izmantošana pasta organizēšanai

• Maijs 1, 2024

Iepriekš es rakstīju par jūsu Outlook pasta sakārtošanu, izmantojot mapes (rakstu skatiet zemāk esošajā saitē), un, lai arī tas ir lielisks e-pasta sakārtošanas veids, tomēr ziņojumi ir manuāli jāpārvieto pareizajā mapē. Ko darīt, ja ir vieglāk ceļš?

Labas ziņas! Ir vienkāršāks veids!

Ja izmantojat programmu Outlook, jums ir iespēja izveidot kārtulas, kas ir darbību, nosacījumu vai izņēmumu kopums, ko aktivizē darbība vai notikums, lai palīdzētu sakārtot e-pastu. Piemēram, jūs varētu izveidot kārtulu, ar kuru jebkurš e-pasts no jūsu priekšnieka tiek pārvietots uz mapi Ignorēt - lai arī tas, iespējams, nav labākais karjeras gājiens!

Kārtulas var izmantot, lai automātiski pārvietotu e-pastu uz mapi, izdzēstu e-pastu no norādīta sūtīšanas, atbildētu uz e-pastu - iespējas ir bezgalīgas atkarībā no tā, ko vēlaties paveikt. Kārtulas izveides pamatideja ir šāda:

• Nosakiet sprūdu (saņemtais e-pasts, nosūtītais e-pasts utt.)
• Noteikt darbību (dzēst e-pastu, pārvietot e-pastu, atbildēt uz e-pastu utt.)
• Nosakiet izņēmumus - ziņojumus, kuriem noteikums netiks piemērots

Lai iestatītu kārtulu MS Outlook:

1. Izvēlieties Rīki
2. Klikšķis Par noteikumiem un brīdinājumiem
3. Klikšķiniet uz Jauns noteikums

Šajā brīdī jums tiks piedāvāts vai nu izveidot kārtulu no veidnes, vai sākt ar tukšu kārtulu. Ja veidojat pamatnoteikumu (piemēram, pārvietojaties uz mapi), atlasiet veidni un noklikšķiniet uz Tālāk. Ja vēlaties izveidot kārtulu no nulles, atlasiet Sākt no tukša kārtula un sekojiet vednim, kurš jūs soli pa solim vedīs cauri jaunas kārtulu izveidošanas procesam.

Kad kārtula ir iestatīta, ir labi pārbaudīt kārtulu, lai pārliecinātos, ka tā darbojas pareizi - (ne visi noteikumi ir viegli pārbaudāmi, piemēram, automātiskās atbildes kārtula). Ja jūs izmantojat noteikumu par faila pārvietošanu uz mapi, varat to pārbaudīt, atlasot ziņojumu, kuram ir atbilstošie kritēriji, un atlasot Palaist šo kārtulu tagad.

Kā redzat noteikumi var būt ļoti noderīgi, mēģinot pieradināt jūsu ziņu neprātu. Apskatiet iesūtni un veltiet laiku, lai noteiktu, kādus noteikumus varat izmantot, lai padarītu e-pasta pārvaldību un iesniegšanu ātrāku, vieglāku un automātiskāku!

Video Instrukcijas: G Suite Tutorials Lesson 1: User Administration (Maijs 2024).