Vienkārši soļi efektīvā kartotēkā

• Maijs 15, 2024

Šis raksts ir izraksts no manas jaunās e-grāmatas, Organizētās dzīves ceļvedis dokumentu un failu kārtošanai.

Lielākās daļas papīra pārvaldības sistēmu stūrakmens ir failu kopums, kurā var glabāt un klasificēt jums svarīgu informāciju. Ar dažām pamata piegādēm un dažiem vienkāršiem soļiem kartotēkas izveidošana (vai esošās atjaunināšana) var būt samērā ātrs un nesāpīgs uzdevums, it īpaši, ja jau esat izdzēsis nevēlamus un nevajadzīgus dokumentus. Tālāk ir aprakstīts, kā izveidot failus formā.

Kas jums būs nepieciešams:

• Tukšas failu mapes. Es iesaku izmantot gan iekšējos (vai manila) failu mapes, gan piekārtos mapes, bet, ja jums tiek uzlikta vieta, varat izmantot tikai vienu vai otru.
  
• Līmlapiņas. Standarta izmērs 3 collas līdz 3 collas ir ideāls, jo tas dod daudz vietas rakstīšanai.
  
• Pildspalva vai zīmulis.
  
• Tukšs papīrs vai tukšs teksta apstrādes dokuments pierakstīt piezīmes par izveidojamajām kategorijām un to, kas katrā no tām pieder.
  
• Visi faili, kurus jūs jau esat izveidojis, neatkarīgi no tā, vai tie ir daļa no jums jau esošās kartotēkas vai mapes, kuras izveidojāt, atceļot dokumentus, lai tos saglabātu šķirošanas un ravēšanas procesā.
  Somas vai tvertnes pārstrādei un sasmalcināšanai, tikai gadījumā, ja jūs saskaraties ar nevēlamiem vai nevajadzīgiem dokumentiem, kas joprojām slēpjas.
  

Ko darīt:

1. Apkopojiet visus dokumentus, ar kuriem kopā strādājat, vienā vietā. Ja atjaunināt esošo kartotēku, jūs esat spēles priekšā.
   
2. Paņemiet papīru no kaudzes augšdaļas un veiciet ar vienu no divām darbībām:
   
   
   
   • Ja tas ir saistīts ar jau izveidotu failu kategoriju vai ar failu jūsu esošajā sistēmā, pievienojiet to šai mapei.
     
   • Ja tas pieder pie jaunas vai atsevišķas kategorijas, ievietojiet to tukšā failu mapē un izmantojiet piezīmju lapu, lai šai mapei piešķirtu pagaidu etiķeti.
     
   
   
3. Ievietojot papīrus mapēs, tukšajā papīra lapā vai teksta apstrādes dokumentā ierakstiet piezīmi par to, kas ir papīrs un kur jūs to ievietojāt. Piemēram, jūs varat rakstīt: “Auto apdrošināšanas polise - mapē Car” vai “Informācija par lidojumu braucienam uz Sanfrancisko - mapē Gaidāmie ceļojumi”. Šīs piezīmes palīdzēs jums atcerēties, kur esat nokļuvis, kā arī palīdzēs izveidot failu karti, kad būsit iestatījis sistēmu.
   
4. Atkārtojiet šīs darbības ar katru papīru kaudzē. Ja atjaunināt esošo kartotēku, izpētiet katras mapes dokumentus, lai noteiktu, vai tie pieder šai mapei vai citur, un vai mapes kategorijas etiķete joprojām ir pareiza. Pārvietojiet lietas uz citām mapēm un pēc vajadzības atjauniniet etiķetes.
   
5. Kad esat visu kārtojis un klasificējis mapēs, atskatieties uz mapēm. Vai kategorijām un etiķetēm ir jēga? Vai ir kādas mapes, kuras vajadzētu konsolidēt? Kādu tādu vajadzētu iedalīt mazākās kategorijās?
   
6. Kad esat apmierināts ar izveidotajām kategorijām, marķējiet mapes. Jūs varat rakstīt vai drukāt etiķetes ar rokām vai izveidot tās ar etiķešu veidotāju.
   
7. Ievietojiet mapes failu atvilktnē, lodziņā vai atkritumu tvertnē, kuru izmantojat to glabāšanai. Organizējiet failus tādā veidā, kas jums ir saprātīgs, ņemot vērā to, kā jūs tos lietosit. Piemēram, jūs, iespējams, pasūtīsit tos alfabēta vai hronoloģiskā secībā vai arī priekšā varēsit ievietot mapes, kuras jūs, visticamāk, lietosit, aiz tām retāk piekļūstot.
   
8. Uzrakstiet savu failu karti. Šis saraksts, kura pamatā ir piezīmes, kuras pieņēmāt par izveidotajām dokumentu kategorijām un katrā kategorijā glabātajiem, palīdzēs atcerēties, kas ir kur. Saglabājiet failu kartes kopiju failu atvilktnes priekšpusē vai datora darbvirsmas mapē, lai būtu ērti piekļūt, kad failos ir jāatrod kaut kas.
   
9. Apbrīnojiet savu modernāko, funkcionālo kartotēku!
   

Video Instrukcijas: The future we're building -- and boring | Elon Musk (Maijs 2024).