Iegūstiet savus papīra failus formā visu gadu

• Maijs 3, 2024

Vai zinājāt, ka februāris ir jūsu failu arhīva mēnesis? Pagājušā gada ierakstu sakārtošana un efektīvas kartotēkas izveidošana nākamajam gadam, iespējams, neradīs noskaņu svinībās, taču nākamajos mēnešos tā var sniegt milzīgu mierīguma un kontroles devu. Tālāk ir norādīts, kā panākt, lai faili tiktu iztīrīti, noformēti un gatavi jums kalpot 2010. gadā.

1. solis: arhivējiet neseno pagātni
Tagad, iespējams, esat saņēmis lielāko daļu (ja ne visus) rēķinus un paziņojumus no 2009. gada, ko saņemat, tāpēc ir piemērots laiks, lai pārvietotu pagājušā gada failus, lai būtu vietas viņu 2010. gada kolēģiem. Visus failus, kas jums nepieciešami nodokļu vai juridiskiem nolūkiem, var pārsūtīt uz baņķiera kasti, failu tvertni vai citu pārnēsājamu glabāšanas konteineru, kur tie tiks korozēti un savākti, bet ne no ceļa. Nepieciešamās un nevēlamās lietas var nokļūt smalcinātājā vai atkritumu tvertnē.

(Interesanti, kādus failus glabāt un cik ilgi tos glabāt? Iepazīstieties ar BankRate pārskatu par to, ko un kādēļ turēt, kā arī pajautājiet vadlīnijas savam CPA vai juristam, jo ​​jūsu prasības var mainīties atkarībā no tā, piemēram, vai jūs vadāt uzņēmumu, vai arī savu māju.)

Šī ikgadējā tīrīšana attiecas uz finanšu dokumentiem (kuri katru gadu atjaunojas), kā arī uz personīgajām lietām, piemēram, bērnu ziņojumu kartēm no skolas, atsauces materiālu, ko esat savākuši gada laikā, un saraksti. Izvēlieties, kuru no šiem materiāliem patiešām vērts glabāt, un no tā, cik lielu daļu no tiem var arhivēt un cik tiešām ir vērts palikt galvenajā kartotēkā.

2. solis: soliet Adieu uz tālo pagātni
Pārejot no 2009. gada ierakstiem uz pieejamo vietu, kas tomēr nav pieejama, taču apskatiet visu, ko glabājāt kopš 2008. gada un iepriekš. Iztīriet visu, kas droši var notikt, pamatojoties uz jūsu izveidotajām vadlīnijām (kas nozīmē, ka jūs droši vien varat teikt sayonara piemēram, tālruņu un komunālo pakalpojumu rēķini no iepriekšējiem gadiem, ja vien tie neietekmē jūsu nodokļus), un pēc tam pēc iespējas vairāk konsolidējiet šos vecākos failus. Pārvietojiet šos arhīvus ārpus mājas biroja vietā, kur tos var izgūt, ja nepieciešams, bet nevajadzēs tos regulāri redzēt, piemēram, plauktā skapī.

3. solis: izveidojiet jaunus un rezerves failus
Pēc tam izveidojiet jaunas failu mapes regulāri saņemtajiem rēķiniem un pārskatiem, piemēram, bankas pārskatiem un kredītkaršu rēķiniem. (Ja pagājušā gada ierakstus pārvietojāt, neizņemot failu mapes, varat šo darbību izlaist.) Šī ir arī laba iespēja modificēt, apvienot vai izdzēst kategorijas un pēc nepieciešamības pievienot jaunas kategorijas. Atliekot laiku failu mapju iestatīšanai, klasificēšanai un marķēšanai, pārējā gada laikā dokumentu iesniegšana būs vienkāršāka (ja tas joprojām nav tieši aizraujošs).

4. darbība. Ievadiet reģistrācijas paradumu
Kad jūsu vecie materiāli ir iztīrīti un jaunie faili ir gatavi darbam, atliek tikai uzglabāt lietas, pēc tam, kad esat to izdarījis. Es zinu, ka tas ir vienkāršāk pateikts nekā izdarīts, it īpaši, ja jums labāk būtu ievilkti zobi, nevis jāiesniedz dokumenti. Tomēr, tāpat kā ar jebkuru sīko darbu, mazās devās šo problēmu var padarīt daudz vieglāk panesamu un prasa daudz mazāk laika. Mēģiniet pievienot papildu minūtes vai divas kartotēkai tam laikam, kuru veltāt rēķinu apmaksai vai čeku sabalansēšanai - ar funkcionējošu sistēmu jums nevajadzēs daudz vairāk laika, nekā lai ievietotu lietas jūsu kartotēkā, kad tā ir iestatīta līdz vienmērīgai darbībai.

Neatkarīgi no tā, vai oficiāli svinat arhīvu savu failu mēnesi, nākamajās nedēļās paņemiet kādu laiku, lai jūsu faili būtu formā. Visu pārējo gadu jūs priecāsies, ka izdarījāt!

Video Instrukcijas: Thorium: An energy solution - THORIUM REMIX 2011 (Maijs 2024).