Izstrādājiet grafiku un pieturieties pie tā!

• Maijs 6, 2024

Reiz es strādāju ļoti mazā uzņēmumā un tāpat kā jebkurā mazā biznesā, man prasīja valkāt daudzas cepures. Tā kā es biju Džeina no visiem amatiem (es mazliet nodarbojos ar mārketingu, pieņemšanu, rakstīšanu, lietvedību utt.), Mani vienmēr vilka vairākos dažādos virzienos. Tā nebija pirmā reize, kad es nonācu šādā nestrukturētā, bet prasīgā darba situācijā, bet tā bija pirmā reize, kad es izturējos ar labvēlību. Es biju tur tikai vienu dienu - faktiski pusi dienas - pirms viņi man uzticēja strādāt ar viņu vissvarīgākajiem dokumentiem, un pagāja apmēram mēnesis, līdz es visu sava darba aspektu kontrolēju.

Mans noslēpums? Es izstrādāju grafiku, un neatkarīgi no tā, pie kā pieķēros. Lūk, kā es to izdarīju. Varat arī izmantot šos paņēmienus, lai izveidotu grafiku sev mājās.

Veiciet novērojumus.

Pirmais, ko es izdarīju, kad sāku darbu, bija novērot, kas notiek man apkārt. Kur radās mans darbs? Cik bieži es saņēmu šo darbu? Kādi bija termiņi?

Tas, ko es meklēju un mēģināju nomedīt, bija ikdienas uzdevumi - mans iecienītākais uzdevums pasaulē, jo, kad kaut ko esi izdarījis, desmit, divdesmit, simts reizes to vari apgūt.

Visu pierakstiet. Neatstājiet neko.

Veicot novērojumus, es pierakstīju lietas. Es zināju, ka diezgan nejauši saņemu darbu no priekšnieka un apmēram pusducis citu vadītāju. Es nekad nezināju, kas nāk vai cik daudz. Man bija arī nepārtraukts mārketinga darbs, kurā es sapratu, ka virsstundas man būs jāpārvalda pats, jo pamanīju, ka neviens neuzrauga manu progresu šajā jomā. Pēc tam bija divi galvenie ziņojumi, kuriem abiem bija jāmaksā katru mēnesi. Bingo! Tas ir tas, ko es meklēju - ikdienas darbs. Kārtējais darbs ir brīnišķīgs, lai izveidotu grafiku.

Izveido sarakstu.

Pēc novērojumu izdarīšanas es sāku sastādīt to, ko es saucu par “informācijas paneli” vai “galveno sarakstu”. Šajā sarakstā es sadalīju visas savas atbildības jomas. Es ievēroju filozofiju, ko izmantoju, iesniedzot dokumentu: iesniedzot, izmantojiet plašas kategorijas, jo dokumentu ir vieglāk meklēt vienā lielā failā nekā kārtot pa 10 maziem failiem.

Darbu ienāca dažādi cilvēki, tad man bija savs darbs un abi ziņojumi. Tā kā uzdevumi bija tik nesadalīti, es konsolidējos. Priekšniekam bija sava kategorija mana saraksta augšgalā. Es pavisam apvienoju vadītājus vienā kategorijā. Mani personīgie projekti bija vēl viens, un ziņojumi bija zem vienas kategorijas mana saraksta beigās, jo tie bija pamats. Tās bija manas galvenās atbildības jomas. Kad man bija 20 darāmu izcilu lietu un zvana tālruņi, un mans e-pasts lēkāja, bija labi zināt, ka galu galā esmu atbildīgs tikai par četrām galvenajām jomām, kaut arī sākumā tas šķita kā 100!

Izveidojiet grafiku.

Kad biju pavadījis uzņēmumā pilnu mēnesi, es varēju sastādīt vispārīgu amata aprakstu, pamatojoties uz maniem četriem galvenajiem pienākumiem. Es izmantoju šo informāciju, lai izstrādātu grafiku. Katru manas dienas stundu (kad es nepiedalījos sanāksmē) nozīmēju uz vienu no manām atbildības jomām. Piemēram, es plānoju noteiktu laiku, lai aptuveni katru stundu strādātu ar pārskatiem katru dienu. Strādājot ar pārskatiem, es nestrādāju ar mārketingu vai kaut ko citu. Vienīgais, kas mani atraidīja no manis ieplānotā, bija priekšnieka lūgums vai nopietna ārkārtas situācija. Un, ja notiktu kāds pārtraukums, es to risinātu un tad atkal atgriezīšos pie ziņojumu izstrādes.

Darbojoties šādā veidā - izraugoties konkrētus uzdevumus noteiktam laika grafikam -, es varēju panākt visu savu darbu. Arī tas, ko es izdarīju, bija pārvērst darba aprakstu / atbildības jomu par statusa ziņojumu, kuru es katru dienu sūtu pa e-pastu ieinteresētajām personām, lai viņi zinātu, kur esmu visos manos projektos.

Palikt pie tā!

Es joprojām izmantoju šo darba stilu, rakstot mājās. Es iedala savu darba dienu pēc publikācijas vai vietnes. Es plānoju lielus laika posmus, ko veltīt konkrētiem projektiem, un, ja vien nerodas nopietna ārkārtas situācija, es neatliekos no grafika.

Piemēram, citu dienu es strādāju pie coffebreakblog raksta (atbilstoši savam grafikam), kad savā iesūtnē pamanīju e-pasta ziņojumu, kuru gaidīju. Man bija kārdinājums atvērt e-pastu, tomēr tas bija par rakstu, par kuru es rakstu savādāk vietne, nevis coffebreakblog. Es jau biju paveicis ieplānoto darbu šajā vietnē agrāk dienā, un man nebija paredzēts to strādāt līdz nākamajai dienai. Lai gan es ļoti vēlējos atvērt e-pastu, es atturējos un turpināju iesākto darbu.

Paredzēto e-pastu es atvēru tikai pēc 12 stundām, kad man tas bija paredzēts.

Var būt reizes, kad esat ieplānojuši strādāt pie kāda projekta, bet tas nevar notikt, kad jūs kaut ko gaidāt, un nevar virzīties uz priekšu, kamēr jūs to nesaņemat. Tādā gadījumā es daru kaut ko, kas saistīts ar projektu. Ja es nevaru strādāt pie projekta gaļas, es vienmēr varu veikt dažus mājturības darbus. Es varu sākt sastādīt rēķinu, varu prātot citas idejas nākotnē pievērsties redaktoriem, es varu iztaisnot savus datora failus utt.

Daudzi speciālisti ar vairākiem pienākumiem bieži vien nav pārliecināti par to, kas viņiem būtu jādara konkrētajā brīdī.Grafika pieejamība palīdz pieņemt šos smagos lēmumus. Ja nav ārkārtas situāciju, jūs vienkārši darāt to, kas ir nākamais pēc jūsu grafika.