Par Outlook kategorijām
Kategoriju izmantošana ir lielisks veids, kā labi organizēt Outlook vidi, neveidojot neskaitāmas mapes. Izmantojot kategorijas, visus vienumus var saglabāt vienā mapē, bet grupēt līdzīgus vienumus pa kategorijām (izņemot e-pasta vienumus). Kad kategorijas ir piešķirtas, jūs varat arī atrast, kārtot un filtrēt vienumus pēc kategorijas. Piemēram: jums var būt e-pasta (nosūtītu un saņemtu), kontaktu, uzdevumu, tikšanos un piezīmju kolekcija, kas attiecas uz vienu un to pašu projektu. Izmantojot kategorijas, jūs varat tos visus salikt kopā, lai apskatītu lielo attēlu.

Meistara kategorija
Programmā Outlook ir noklusējuma galvenais kategoriju saraksts, kuram varat pievienot savas kategorijas atbilstoši savām personīgajām vajadzībām. Galveno kategoriju sarakstu var atrast izvēlnes komanda Rediģēt / Kategorija. Izmantojiet pogu Galvenā kategorija logā Kategorija, lai pievienotu un noņemtu kategorijas galveno kategoriju sarakstā. Noņemot kategoriju no galvenās kategorijas saraksta, kategorijai piešķirtie vienumi paliek nemainīgi. Jūs varat turpināt grupēt šos vienumus, izmantojot izdzēsto kategoriju.

Laba prakse ir piešķirt vienu vai vairākas kategorijas savam Outlook vienumam, atlasot kategoriju sarakstā Galvenā kategorija. Jūs varētu vienkārši ierakstīt kategoriju sava objekta kategorijas laukā, taču, visticamāk, jūs nevienai kategorijai katrā kategorijā neminēsit kategoriju, tādējādi zaudējot mērķi to izmantot.

Piemēram, pirmais vienums, kuru vēlaties klasificēt, ierakstot MS Office. Pēc dažām dienām jums tajā pašā kategorijā ir jauns vienums. Šoreiz jūs rakstāt, Microsoft Office. Outlook to interpretē kā jaunu kategoriju.

Pamatkategoriju saraksta izmantošana nodrošina konsekvenci un ļauj izvairīties no pareizrakstības.

Kategoriju piešķiršana vienumiem
Jebkuram Outlook vienumu tipam varat piešķirt vienu vai vairākas kategorijas. Katrā Outlook veidlapā, izņemot e-pasta ziņojuma veidlapu, redzēsit kategoriju lauku un pogu. Lai e-pasta vienumiem piešķirtu kategorijas, jums jāiet uz e-pasta opcijām, lai atrastu kategorijas lauku.

Lai kategorijām piešķirtu objekta izveides laikā, veidlapā noklikšķiniet uz pogas Kategorija (vai uz e-pasta vienuma pogu Opcijas) un atzīmējiet visas galvenās kategorijas sarakstā esošās kategorijas. pēc tam noklikšķiniet uz Labi. Atveriet jebkuru esošu vienumu un rīkojieties, kā aprakstīts iepriekš, lai pievienotu kategoriju pēc izveides.

Jūs varat piešķirt kategorijas, lai reizinātu objektus sarakstā. Atlasiet visus vienumus, kuriem vēlaties piešķirt vienādas kategorijas. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz zilās izvēles un saīsnes izvēlnē atlasiet Kategorijas. Pārbaudiet visas piemērojamās kategorijas; pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Noņemt kategorijas no vienumiem

Atveriet vienumu, no kura vēlaties noņemt kategoriju. Noklikšķiniet uz pogas Kategorija un noņemiet izvēles rūtiņu no kategorijas, kuru vēlaties noņemt. Jūs varat noņemt kategorijas no vairākiem vienumiem sarakstā, iepriekš atlasot vienumu grupu; ar peles labo taustiņu īsinājumizvēlnes atlasot Kategorijas; to kategoriju atlase, kuras vēlaties noņemt; pēc tam noklikšķinot uz Labi.

Atrodiet visus vienumus

Izmantojiet izvēlni Rediģēt komandu Papildu meklēšana, lai kategorijā atrastu visus vienumus. Dialoglodziņā Papildu meklēšana:

- Nolaižamajā laukā Meklējiet izvēlieties “Jebkura veida Outlook vienums”
- Pārliecinieties, ka personiskās mapes ir parādītas laukā In: Outlook izskatīs visās mapēs, kuras jums ir personīgajās mapēs. Jūs varat noklikšķināt uz pārlūkot, lai sašaurinātu meklēšanu atlasītajās mapēs.
- Noklikšķiniet uz cilnes More Choices
- Noklikšķiniet uz pogas Kategorija
- Atlasiet kategoriju (-as), kuru vēlaties atrast
- Noklikšķiniet uz Labi

Visi vienumi ar atlasīto kategoriju parādīsies meklēšanas logā. Varat tos atvērt, lai redzētu detaļas, divreiz noklikšķinot uz vienuma, kuru vēlaties atvērt.

Jūs varat saglabāt meklēšanu, lai to vēlāk varētu ielādēt. Noklikšķiniet uz File / Save Search, atlasiet mapi, kurā vēlaties saglabāt meklēšanu, piešķiriet meklēšanai faila nosaukumu un noklikšķiniet uz Save. Faila tipam jābūt Office Saved Searches, un failam būs .oss faila paplašinājums. Lai atvērtu saglabātu meklēšanu, noklikšķiniet uz File / Open Search, atrodiet meklējamo meklēšanu, atlasiet to un noklikšķiniet uz Labi. Atvērtā pasākuma laikā programma Outlook veiks jaunu meklēšanu, pamatojoties uz saglabātajā meklēšanā iestatītajiem kritērijiem.

Visu kategorijas preču drukāšana

Pēc meklēšanas veikšanas jūs varat izdrukāt visus atrastos vienumus. Meklēšanas logā atlasiet visus failus (Rediģēt / Atlasīt visus vai izmantojot peles atlasi). Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz zilās izvēles zonas un saīsnes izvēlnē izvēlieties drukāt.

Izvēlieties drukas stilu, kuru vēlaties:

- Table Style izdrukā tikai atrasto lietu sarakstu
- Memo Style izdrukā vienumu saturu

Pēc vajadzības izvēlieties citas drukāšanas iespējas; pēc tam noklikšķiniet uz pogas drukāt, lai dokumentu nosūtītu uz printeri.

Ja esat aktīvs Outlook lietotājs un izmantojat lielāko daļu funkciju, kas nav e-pasts, apsveriet iespēju izmantot kategorijas, lai jūsu Outlook vienumi būtu sakārtoti.

Video Instrukcijas: Microsoft Teams Scheduling MEETINGS with Outlook (all you need to know) (Marts 2024).